PHOENIX Dokumentenmanagement-Software
Dokumente digital, übersichtlich und sicher verwalten
Die PHOENIX Dokumentenmanagement-Software unterstützt Sie bei der Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente aller Art. Automatisierte Prozesse und Workflows der PHOENIX-Software reduzieren Ihren Aufwand und sparen Ihnen Zeit und Kosten.
Über die Volltext Suche können Sie Dokumente problemlos nachschlagen und verlieren nie den Überblick. Je nach Belieben und Unternehmensgröße ist die PHOENIX Dokumentenmanagement-Software skalierbar und die Module können einzeln oder kombiniert eingesetzt werden. Der integrierte Workflow stellt sicher, dass alle Module der Dokumentenmanagement Software einwandfrei zusammenarbeiten.
Module der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software:
Digitales Dokumentenmanagement inkl. revisionssicheres Archiv
Rechnungseingangsworkflow
Vertragsmanagement
Digitale Personalakte
Dokumentenmanagement in der Cloud
Weitere mögliche Add-Ins:
- Office Add-In
- Outlook Add-In
- Server Mail Connector
Ihre Vorteile mit der PHOENIX-Software:
- Zeitersparnisse und Kostenreduzierung, Prozesse werden effizienter gestaltet
- Rechtssicherheit, die Software ist DGSVO und GoBD konform
- Transparenzsteigerung, sie sparen physischen Platz und Ressourcen
- Digitale Dokumente jeder Art zentral verwalten
- Informationszusammenhänge logisch verknüpfen
- Dokumente schnell finden dank intelligenter Suchfunktion
- Sichere Langzeitarchivierung
- Mobil und flexibel arbeiten, sie können Dokumente auch von unterwegs einsehen und verwalten
Die Schlagwortsuche:
Alle Module der PHOENIX Software verfügen über eine Schlagwortsuche. Sie können bequem nach Namen, Stichwörtern, Personen oder Daten suchen und haben so Dokumente schnell vorliegen.
Zugriffsberechtigungen rollenbaisert definieren:
In allen Modulen der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software können Sie für jeden Benutzer individuelle Zugriffsberechtigungen einrichten. Die PHOENIX Software erfüllt alle rechtlichen Vorschriften und unterstützen Sie bei der Einhaltung des Datenschutzes (DSGVO, GOBD) sowie der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch. Die rollenbasierten Zugriffsrechte der PHEONIX Dokumentenmanagement-Software stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter nur Informationen einsehen und Dokumente bearbeiten kann, auf die er gemäß seinen individuell hinterlegten Rechten Zugriff hat.
Die SmartTools der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software:
In dem Workflow der PHOENIX Software sind SmartTools integriert, die Sie bei der Abwicklung von administrativen Tätigkeiten unterstützen.
PDF per Drag & Drop auf den SmartClient der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software ziehen und fallen lassen.
Auto-Import in die Inbox per SmartClient und
Auto-Klassifizierung per SmartClassify.
Per Maus-Doppelklick das Dokument in der PHOENIX-Software öffnen, SmartIndexing startet automatisch.
Per Mausklick auf das
Sonnen-Symbol
Einträge von SmartIndexing
anpassen.
Abschluss der Archivierung in der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software per SmartTools und per SmartSafe.
Weitere Module der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software:
PHOENIX Fahrzeugakte
Effizientes Fuhrparkmanagement
Mit der Produktausprägung PHOENIX Fahrzeugakte können Sie Ihre Fahrzeugakten mit allen zugehörigen Vertragsunterlagen übersichtlich digital abbilden. Dazu müssen Sie die Dokumente nur einmal scannen und per Drag & Drop im PHOENIX Archiv ablegen. Danach können Sie permanent auf alle Fahrzeugakten zugreifen, diese pflegen und recherchieren. Fragen des Managements zu vertraglichen Details können somit jederzeit schnell beantwortet werden. Ein weiterer Pluspunkt ist das integrierte Terminmanagement. Dieses meldet sich rechtzeitig und informiert Sie automatisch über nahende Kündigungsfristen.
PHOENIX EDM - Engineering Data
2D-CAD und 3D-CAD Dateien über den gesamten Projektlebenszyklus verwalten
Engineering Data Management in Form einer Dokumentenmanagementsoftware sichert systematisch den strukturierten und konsistenten Informationsstand Ihrer Modelldaten sowie der Verknüpfungen. Die Prozesse können Sie individuell und automatisch mit dem PHOENIX System-Workflow steuern.
PHOENIX EDM können Sie problemlos in Ihre bestehenden PHOENIX-Lösungen integrieren oder als alleinstehende Lösung nutzen.
Betriebliches Vorschlagswesen der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software
Im betrieblichen Vorschlagswesen der PHOENIX DMS können Sie Rückfragen und Lösungen digital festhalten. Geparkte Vorschläge gehen nicht verloren und Sie können diese jeder Zeit wieder aufrufen. Per Knopfdruck können Sie an einzelne Personen oder ganze Gruppen Rückmeldung zu den Vorschlägen geben. Einfacher geht's nicht.
PHOENIX QM - digitales Qualitätsmanagement
Sie können Ihre Qualitätspolitik mit der Software gezielt durchsetzen und nachverfolgen. Die individuell definierbaren Rollen und Zugriffsprofile gewährleisten, dass Dokumente, Daten und Informationen sicher bearbeitet und abgerufen werden können.
Mitarbeiter, die mit der alltäglichen Sicherung und Umsetzung des Qualitätsmanagements betraut sind, werden durch die Abläufe geleitet und optimal unterstützt. Soweit zugriffsberechtigt, finden Ihre Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen schnell und mühelos. PHOENIX QM verbessert den Arbeitsalltag nachhaltig.
Der Themen-Baum:
Der Themen-Baum bietet die Möglichkeit, Dokumente in frei wählbaren Kategorien zu sammeln und zu strukturieren. Dokumente können z.B. Abteilungen und Unterabteilungen zugeordnet werden, sodass Anwender mit wenigen Klicks alle Informationen zu dem Thema finden.
Für das strategische Qualitätsmanagement Ihrer Organisation bietet PHOENIX QM allen Entscheidern das ideale Werkzeug, um die Qualitätspolitik durchzusetzen und nachzuverfolgen. Individuell einstellbare Rollen und Zugriffsprofile ermöglichen - je nach Zugriffsberechtigung - Dokumente, Daten und Informationen sicher abzurufen und zu bearbeiten. Die Einstellungsmöglichkeiten für Administratoren erlauben es, PHOENIX QM genau auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation und Prozesse anzupassen.
Software-Beratung der Hetkamp GmbH
Langjährige Kundenbeziehungen sind unser Ziel. Wir haben über 25 Jahre Erfahrung in der Software-Beratung und kennen die potentiellen Stolperfallen.
Unsere Berater werden kontinuierlich aus- und weitergebildet, damit Sie den bestmöglichen Service erhalten. Unseren qualifizierten Support leisten wir über unsere Hotline-Nummer, remote über Fernwartung oder bei Ihnen vor Ort. Wie es Ihnen am besten passt.
Unsere Software-Beratung begleitet Sie von der Vorstellung verschiedener Softwareprodukte bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiter und der Live-Schaltung. Doch auch nach der Software-Beratung bleiben wir Ihr zuverlässiger Ansprechpartner.