PHOENIX Dokumentenmanagement-Software

Dokumente digital, übersichtlich und sicher verwalten

Die PHOENIX Dokumentenmanagement-Software unterstützt Sie bei der Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente aller Art. Automatisierte Prozesse und Workflows der PHOENIX-Software reduzieren Ihren Aufwand und sparen Ihnen Zeit und Kosten.

Über die Volltext Suche können Sie Dokumente problemlos nachschlagen und verlieren nie den Überblick. Je nach Belieben und Unternehmensgröße ist die PHOENIX Dokumentenmanagement-Software skalierbar und die Module können einzeln oder kombiniert eingesetzt werden. Der integrierte Workflow stellt sicher, dass alle Module der Dokumentenmanagement Software einwandfrei zusammenarbeiten. 

 

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin und lassen Sie sich die Software zeigen!

Module der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software:

Digitales Dokumentenmanagement inkl. revisionssicheres Archiv

Rechnungseingangsworkflow

Vertragsmanagement

Digitale Personalakte

Dokumentenmanagement in der Cloud

Weitere mögliche Add-Ins:

  • Office Add-In
  • Outlook Add-In
  • Server Mail Connector

Ihre Vorteile mit der PHOENIX-Software:

  • Zeitersparnisse und Kostenreduzierung, Prozesse werden effizienter gestaltet
  • Rechtssicherheit, die Software ist DGSVO und GoBD konform
  • Transparenzsteigerung, sie sparen physischen Platz und Ressourcen
  • Digitale Dokumente jeder Art zentral verwalten
  • Informationszusammenhänge logisch verknüpfen
  • Dokumente schnell finden dank intelligenter Suchfunktion
  • Sichere Langzeitarchivierung
  • Mobil und flexibel arbeiten, sie können Dokumente auch von unterwegs einsehen und verwalten

 

Die Schlagwortsuche: 

Alle Module der PHOENIX Software verfügen über eine Schlagwortsuche. Sie können bequem nach Namen, Stichwörtern, Personen oder Daten suchen und haben so Dokumente schnell vorliegen.

 

Zugriffsberechtigungen rollenbaisert definieren:

In allen Modulen der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software können Sie für jeden Benutzer individuelle Zugriffsberechtigungen einrichten. Die PHOENIX Software erfüllt alle rechtlichen Vorschriften und unterstützen Sie bei der Einhaltung des Datenschutzes (DSGVO, GOBD) sowie der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch. Die rollenbasierten Zugriffsrechte der PHEONIX Dokumentenmanagement-Software stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter nur Informationen einsehen und Dokumente bearbeiten kann, auf die er gemäß seinen individuell hinterlegten Rechten Zugriff hat.

 

Infomaterial anfordern oder einen Präsentationstermin vereinbaren.

Die SmartTools der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software:

In dem Workflow der PHOENIX Software sind SmartTools integriert, die Sie bei der Abwicklung von administrativen Tätigkeiten unterstützen.

 

 

PDF per Drag & Drop auf den SmartClient der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software ziehen und fallen lassen.

 


Auto-Import in die Inbox per SmartClient und
Auto-Klassifizierung per
SmartClassify.




Per Maus-Doppelklick das Dokument in der PHOENIX-Software öffnen, SmartIndexing startet automatisch.





Per Mausklick auf das
Sonnen-Symbol
Einträge von SmartIndexing
anpassen.





Abschluss der Archivierung in der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software per SmartTools und per SmartSafe.

Weitere Module der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software:

  • PHOENIX Fahrzeugakte

Effizientes Fuhrparkmanagement

Mit der Produktausprägung PHOENIX Fahrzeugakte können Sie Ihre Fahrzeugakten mit allen zugehörigen Vertragsunterlagen übersichtlich digital abbilden. Dazu müssen Sie die Dokumente nur einmal scannen und per Drag & Drop im PHOENIX Archiv ablegen. Danach können Sie permanent auf alle Fahrzeugakten zugreifen, diese pflegen und recherchieren. Fragen des Managements zu vertraglichen Details können somit jederzeit schnell beantwortet werden. Ein weiterer Pluspunkt ist das integrierte Terminmanagement. Dieses meldet sich rechtzeitig und informiert Sie automatisch über nahende Kündigungsfristen.

  • PHOENIX EDM - Engineering Data

2D-CAD und 3D-CAD Dateien über den gesamten Projektlebenszyklus verwalten

Engineering Data Management in Form einer Dokumentenmanagementsoftware sichert systematisch den strukturierten und konsistenten Informationsstand Ihrer Modelldaten sowie der Verknüpfungen. Die Prozesse können Sie individuell und automatisch mit dem PHOENIX System-Workflow steuern.

PHOENIX EDM können Sie problemlos in Ihre bestehenden PHOENIX-Lösungen integrieren oder als alleinstehende Lösung nutzen.

  • Betriebliches Vorschlagswesen der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software

Im betrieblichen Vorschlagswesen der PHOENIX DMS können Sie Rückfragen und Lösungen digital festhalten. Geparkte Vorschläge gehen nicht verloren und Sie können diese jeder Zeit wieder aufrufen. Per Knopfdruck können Sie an einzelne Personen oder ganze Gruppen Rückmeldung zu den Vorschlägen geben. Einfacher geht's nicht.

  • PHOENIX QM - digitales Qualitätsmanagement

Sie können Ihre Qualitätspolitik mit der Software gezielt durchsetzen und nachverfolgen. Die individuell definierbaren Rollen und Zugriffsprofile gewährleisten, dass Doku­mente, Daten und Informationen sicher bearbeitet und abgerufen werden können.

Mitarbeiter, die mit der alltäglichen Sicherung und Umsetzung des Qualitätsmanagements betraut sind, werden durch die Abläufe geleitet und optimal unterstützt. Soweit zugriffsberechtigt, finden Ihre Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen schnell und mühelos. PHOENIX QM verbessert den Arbeitsalltag nachhaltig.

Der Themen-Baum:

Der Themen-Baum bietet die Möglichkeit, Dokumente in frei wählbaren Kategorien zu sammeln und zu strukturieren. Dokumente können z.B. Abteilungen und Unterabteilungen zugeordnet werden, sodass Anwender mit wenigen Klicks alle Informationen zu dem Thema finden.

Für das strategische Qualitätsmanagement Ihrer Organisation bietet PHOENIX QM allen Entscheidern das ideale Werkzeug, um die Qualitätspolitik durchzusetzen und nachzuverfolgen. Individuell einstellbare Rollen und Zugriffsprofile ermöglichen - je nach Zugriffsberechtigung - Dokumente, Daten und Informationen sicher abzurufen und zu bearbeiten. Die Einstellungsmöglichkeiten für Administratoren erlauben es, PHOENIX QM genau auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation und Prozesse anzupassen.

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